Der einfache Weg, Abwesenheitsnachrichten zu schreiben

Eine Abwesenheitsnachricht (OOO) spielt eine wichtige Rolle in der Geschäftskommunikation und zeigt Ihre Professionalität während Ihrer Abwesenheit. Egal, ob Sie Student oder Fachkraft sind, es ist wichtig, Ihre Abwesenheit durch eine klare Abwesenheitsnachricht zu kommunizieren. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Ihre Geschäftsbeziehungen zu verbessern, indem er die besten Praktiken für das Verfassen effektiver professioneller Abwesenheitsnachrichten teilt. Darüber hinaus stellen wir ein einzigartiges KI-gestütztes Tool vor, das Ihnen bei jeder Schreibaufgabe, einschließlich OOO-Briefen, helfen kann.

Was ist eine Abwesenheitsnachricht (OOO)?

Eine Abwesenheitsnachricht, auch OOO-Nachricht genannt, ist eine automatische E-Mail-Antwort, die Kollegen, Kunden oder Klienten darüber informiert, dass Sie nicht erreichbar sind. Mit dem Versenden einer OOO-E-Mail kommunizieren Sie, dass Ihre Antwortzeit länger als gewöhnlich sein kann.

Wann eine automatische Abwesenheitsantwort verwenden?

Zu wissen, wie man eine Abwesenheits-E-Mail schreibt, wenn man sie benötigt, ist eine wesentliche Fähigkeit für jede Position. Hier sind mehrere Situationen, die Sie berücksichtigen sollten:

• Während Urlaubs- oder persönlicher Freizeit
• Externes Training
• Arbeitsbezogene Veranstaltungen wie Ausstellungen oder Konferenzen
• Arbeiten von einem anderen Standort
• Teilnahme an Konferenzen oder Schulungen
• Bei Krankheit
• Während Feiertagen oder längeren Pausen

In diesen Szenarien stellt das Einrichten einer Abwesenheits-E-Mail sicher, dass Ihre Kontakte über Ihre Abwesenheit informiert sind und ihre Arbeitsroutine entsprechend planen können.

Benötigen Sie Hilfe beim Schreiben der perfekten Abwesenheitsnachricht? JustDone KI kann professionelle, maßgeschneiderte OOO-Antworten in Sekundenschnelle generieren. Geben Sie einfach Ihre Abwesenheitsdaten, alternative Kontakte und den gewünschten Ton an, und JustDone erstellt eine ausgefeilte Nachricht, die klar Ihre Verfügbarkeit kommuniziert.

Beste Praktiken für das Schreiben von Abwesenheitsnachrichten

Was ist eine gute Abwesenheitsnachricht? Wenn Sie wissen möchten, wie man eine professionelle Abwesenheits-E-Mail schreibt, denken Sie daran, dass die beste OOO-Nachricht einfach, klar und kurz ist, ohne zu viele Informationen zu enthalten. Darüber hinaus besteht eine professionelle Abwesenheitsnachricht aus den folgenden Elementen:

Klare und prägnante Betreffzeile

Ihre Betreffzeile sollte einfach und direkt sein. Sie sollte die Absender schnell über Ihre Abwesenheit informieren, ohne dass sie die E-Mail öffnen müssen.

Betreff: Abwesenheitsnachricht: [Ihr Name] zurück am [Datum]

Personalisierte Begrüßung

Jede professionelle E-Mail, einschließlich Abwesenheitsbenachrichtigungen, profitiert von einer personalisierten Begrüßung, die den Ton Ihrer Nachricht festlegt. Freundliche, aber professionelle Eröffnungen wie „Hallo“, „Hi“ oder „Grüße“ sind effektiv. Sie können auch Dankbarkeit gegenüber dem Absender ausdrücken, entweder als Teil der Begrüßung oder als den ersten Satz danach.

Hallo,
    Vielen Dank für Ihre Nachricht.

Kurze Erklärung der Abwesenheit

Es ist allgemein akzeptabel, einfach zu sagen: „Ich bin nicht im Büro“, ohne weiter darauf einzugehen. Wenn Sie einen Grund angeben möchten, genügt eine kurze Phrase wie „Ich bin im Urlaub“ oder „Ich nehme an einer Konferenz teil“. Es ist optional, zu erwähnen, ob Sie während dieser Zeit E-Mail-Zugriff haben.

Ich bin derzeit im Urlaub.

Dauer der Abwesenheit

Geben Sie die Dauer Ihrer Abwesenheit vom Büro an. Sie können entweder einen Datumsbereich angeben oder einfach Ihr Rückkehrdatum sowie eine Schätzung, wann Sie in der Lage sein werden, zu antworten, bereitstellen. Bei kurzen Abwesenheiten, wie z.B. einem Arzttermin, können Sie die Zeit angeben, zu der Sie voraussichtlich zurück sind.

Ich bin bis zum 7.6. abwesend und werde Ihre E-Mails nach meiner Rückkehr beantworten.

Alternativer Kontakt während Ihrer Abwesenheit

Bieten Sie einen Ansprechpartner für dringende Angelegenheiten an, während Sie abwesend sind, insbesondere für diejenigen, die sofortige Unterstützung benötigen. Wenn es mehrere Kontakte gibt, klären Sie, an wen sich die Absender bei spezifischen Anliegen wenden sollten. Entscheiden Sie, ob eine E-Mail-Adresse ausreichend ist oder ob zusätzliche Details, wie eine Telefonnummer, Messaging-App oder Berufsbezeichnung, erforderlich sind.

Bei dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Mike Ruby unter [email protected], während ich abwesend bin.

Schluss und Unterschrift

Beenden Sie Ihre Abwesenheitsnachricht mit einem angemessenen Abschluss, der eine Verabschiedung oder Schlussformel sowie Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Signatur enthalten sollte.

Übliche Schlussformeln wie „Ich freue mich darauf, nach meiner Rückkehr wieder in Kontakt zu treten“, „Einen schönen Tag noch“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Danke“ sind hier geeignet. Sie können sich auch für eventuelle Unannehmlichkeiten entschuldigen, die durch Ihre verzögerte Antwort verursacht werden, obwohl dies nicht zwingend erforderlich ist.

Passen Sie auf sich auf,
    Shlomo Winslow
    Vertriebsleiter

Mit diesen Elementen als Grundlage können Sie eine Abwesenheitsnachricht erstellen, die Ihre Abwesenheit effektiv kommuniziert.

Beispiele für Abwesenheitsnachrichten

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier einige Beispiel-Abwesenheitsnachrichten, die auf verschiedene Situationen zugeschnitten sind. Ersetzen Sie einfach den Platzhaltertext durch Ihre persönlichen Daten, und Sie sind bereit.

Was in Abwesenheitsnachrichten zu vermeiden ist

Ihre Abwesenheitsnachrichten sollten professionell aussehen und realistisch klingen. Hier sind einige Dinge, die Sie beim Schreiben eines OOO-Briefs vermeiden sollten:

• Zu viele Informationen: Automatische Antworten sollten nicht alles aus einem gesamten E-Mail-Thread wiederholen. Sie sollten keine unnötigen Informationen in der E-Mail erwähnen.
• Nicht sagen, dass Sie sofort nach Ihrer Rückkehr antworten werden: Sobald Sie wieder im Büro sind, kann es einige Zeit dauern, um E-Mails, Anrufe und Projektupdates nachzuholen, sodass Sie nicht sicher sein können, dass Sie jedem wie versprochen antworten werden.
• Kollegen ohne deren Zustimmung verpflichten: Obwohl es hilfreich sein kann, die Kontaktdaten eines Kollegen im Falle von Notfällen während Ihrer Abwesenheit anzugeben, stellen Sie sicher, dass Sie deren Erlaubnis haben, bevor Sie dies tun.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Abwesenheitsnachricht ein wichtiges Werkzeug für die Aufrechterhaltung effektiver Kommunikation während Ihrer Abwesenheit darstellt. Indem Sie die empfohlenen Praktiken in diesem Leitfaden befolgen, können Sie eine OOO-Nachricht erstellen, die prägnant, professionell und informativ ist. Es ist wichtig, im Hinterkopf zu behalten, dass das Ziel darin besteht, klare Erwartungen zu setzen und laufende Beziehungen zu fördern, wodurch es entscheidend wird, Nachrichten zu gestalten, die mit Ihrem professionellen Image übereinstimmen. Jetzt fühlen Sie sich ermächtigt, Ihre Abwesenheitsnachricht mit Zuversicht einzurichten, da Sie die notwendigen Werkzeuge und Ratschläge zur Hand haben!